在上一期，《企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法（二）》中提出，文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中要对“重要的”“一般的”进行细化，其中一种细化的方法是通过一系列分析职责和其对应的业务流程来细化。本期介绍其他细化的方法，包括量化法和按职能细化法，尽可能采用量化词或详细的细节内容来代替“重要的”“一般的”。

　　以时间为界限或重要的因素来确定文件材料或档案的价值。如总结类文件材料中，“年度工作总结”比“半年工作总结”和“季度工作总结”价值高。如规划类文件材料，“中长期规划”比“短期规划”价值高。

　　将“重要的”、“一般的”转化为相应的重量、金额等数量。如“重要的”是指500万以上，“一般的”是指500万以下。如有可能“一般的”分别有“30年”和“10年”保管期限的，还应再细化。

　　3．在本单位制成文件中，具体的撰制者、制发机构对文件价值也有影响，领导人、决策机构、综合性办公机构、主体业务职能机构、人事机构、外事机构等制发的文件大多比较直接地反映本企业的基本情况，较为重要，价值高，因而选留的文件材料和保管期限长的文件

　　（一）6.1（会议）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像

　　本条目细化可按照会议的层次或是会议文件材料的性质来细化，一般来说涉及企业经营、管理等的全局、间隔周期超过一年才召开一次的会议属重要会议，保管期限可划分为永久；每年都召开的公司级重要工作的专题性会议可划分为30年，一般会议划为10年。

　　（二）8有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料

　　本条目可根据人员的职级来细分，如可将省部级以上人员的划为永久，司局级以下县级以上为30年，县级以下定为10年。具体划分时还须结合企业规模或层级来确定。如地、市级领导对中央企业总部来说可能是非重要人员，而对地、市级管辖企业可能是重要人员。知名人士还包括文艺界演职人员、社会活动家、学者等。

　　同一级别领导来企业视察也要根据其活动或内容区分重要程度，如未解决本企业实际问题的视察为重要活动，形成文件材料应划为永久，如果仅做一般性检查或视察，文件材料可划为30年或10年。具体可细化为如下条目：

　　副省部级（含）以上领导干部的，副部级以下、处级以上（含）但为解决本企业具体问题做专题检查、视察、调研的永久

　　副部级以下、处级以上（含）领导干部一般检查、视察、调研的，社会知名人士调研的30年

　　在执行本条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度，详细情况具体分析，再确定保管期限。

　　（三）9本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示

　　企业可根据历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。如公司治理、资产处置、经营决策、改革改制、人事安排、薪酬待遇等属重要问题，应划分为永久保管。请示和批复事项影响时间，如批复事项对企业未来较长时期产生作用或影响，则划为永久；如在未来不长的时期内产生作用或影响，则划为30年。

　　无批复的请示按是否重要事项划分保管期限，一般划为10年，但如是重要事项应划分为30年。

　　企业可参考并根据历年收到有关机关、上级主管单位的文件材料来细化。划分原则如下：

　　上级有关机关、上级主管单位下发的有关本企业设立、变更等有关的文件材料、任免本企业负责人文件材料、资产处置决定文件材料、授予荣誉文件材料、针对本公司制作经营事项的文件材料应划分为永久。

　　上级有关机关、上级主管单位下发的与本单位产品、业务有关的而且需要办理的可划分为30年。

　　上级有关机关、上级主管单位普发性文件，本单位只作一般性传阅，不需具体办理的可划分为10年。

　　可按合同金额来细化长期合同或协议。如可将50万元以上的合同、协议定为重要事项，划分为永久，50万元以下的合同、协议定为一般事项，划分为30年。具体金额应根据本企业真实的情况确定。

　　可按公告、公示内容涉及的事项做细化。企业发布的公布一般涉及如下事项：招标、采购事项公告；人员招聘、任免事项公告；资本经营事项公告；法律声明公告；应急处理、公共关系声明公告；公开感谢信、获奖事项；启示事项、正式文件公布；代替企业年检的企业年报。

　　（九）12直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料

　　可按涉及的问题进行细化，如可作如下细化：关于资产处置问题的；关于干部任免问题的；关于生产经营问题的。

　　（十）13.6.4物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等

　　可按客户重要程度细化，如细化为“战略客户”和“非战略客户”，“机构客户”和“个人客户”等等。

　　可按职工层级或培训期的长短来细化，如细化为“中层以上干部培训文件材料”和“中层以下人员培训文件材料”，“培训期一周以上培训文件材料”和“培训期一周以下培训文件材料”，“国外培训文件材料”和“国内培训文件材料”，

　　可按问题的重要程度细化，如细化成“有领导批示的”和“无领导批示的”，文件材料较多的可按信访问题细化。

　　可按活动规模进行细化，如可细化为“中央发起的学习教育活动”和“本企业发动的学习教育活动”。

　　可按民间团体性质、层次、规模进行细化。如细为“学术团体活动过程形成的文件材料”和“协会活动过程形成的文件材料”，“全国性民间团体活动过程形成的文件材料”和“区域性民间团体活动过程形成的文件材料”，“全委员活动过程形成的文件材料”和“专业委员会活动过程形成的文件材料”。

　　（十六）17.1企业接待工作规划、方案，重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等

　　可按纪念、庆典活动的重要程度和规模进行细化。如可细化为“逢5、10周年的纪念庆典”和“非逢5、10周年的纪念庆典”。

　　根据当前经济发展形势和要求，下列条目全部提升为永久保管，可不对“重要的”“一般的”进行细化，这些条目有：

　　（9）11.1本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的

　　（10）11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料

　　（11）16.6.3违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料

　　下列条目下的“重要的”“一般的”不能进行量化细化，而应按职能的详细的细节内容进行细化。

　　综合治理工作一般来说包括治安、环境治理、交通等职能工作，每项职能工作应按制度、工作规划、总结、具体事务办理等条目进行细化

　　（二）16.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料，派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料

　　宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料，派人员名单登记、活动记录等文件材料一般确定为永久；宣传统战工作规划可确定为30年；精神文明建设应作为一项独立职能做处理，即制度、工作规划、总结、具体事务办理等条目进行细化。

　　应作为四项独立职能做处理，即制度、工作规划、总结、具体事务办理等条目进行细化。

　　（四）16.10共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料

　　应作为一项独立职能做处理，即制度、工作规划、总结、具体事务办理等条目进行细化，其青团组织发展、表彰先进、团费管理等文件材料一律确定为永久。